Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý kho chính là một trong những phần mềm chuyên dụng nhằm mục đích thực hiện một số chức năng như hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi mọi hoạt động xuất hàng, nhập hàng, tồn kho, lưu trữ và trong lao động trong kho hàng.
Khi đó, phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa sẽ tích hợp thêm một số phần mềm khác chẳng hạn như phần mềm quản lý mua hàng, phần mềm quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý vận tải và phần mềm quản lý sản xuất. Theo monamedia.co, hệ thống quản lý kho hàng còn có nhiều loại chẳng hạn như quản lý bằng excel, quản lý online hoặc access,…
Các lợi ích của phần mềm quản lý kho đối với doanh nghiệp
Việc quản lý kho hàng sẽ tốt hơn và giúp cho hàng hóa của bạn được ổn định hơn, giảm lượng hàng tồn kho đáng kể. Nếu như đơn vị của bạn đang vận dụng phương pháp truyền thống trong quản lý kho, chắc hẳn sẽ tốn một khoảng thời gian và công sức trong ghi chép. Đôi khi còn dẫn đến sai sót, nhầm lẫn và không chủ động được về mặt thời gian. Theo công ty vận chuyển hàng Piget thì các phần mềm quản lý kho đã giúp họ tối ưu rất nhiều chi phí về nhân sự, thời gian và sổ sách, tối ưu quá trình lưu kho và vận chuyển hàng.
Nhưng giờ đây đã có ứng dụng quản lý hàng tồn kho giúp bạn làm điều đó, hãy cùng tham khảo một số lợi ích mà phần mềm quản lý kho mang lại ngay sau đây bạn nhé!
Tiết kiệm nguồn nhân lực
Về nguồn nhân lực thì chắc hẳn phải bỏ ra một khoản chi phí vô cùng lớn và tốn kém rồi. Nhất là khi doanh nghiệp bạn đang có một lượng hàng lớn cần quản lý và đang cần người quản lý chúng. Nếu lúc đó, doanh nghiệp của bạn đang sử dụng công cụ quản lý kho thì chắc hẳn sẽ giảm được rất nhiều chi phí trong việc thuê nhân lực. Hơn nữa, việc sử dụng công cụ kho vật tư còn mang lại nhiều tiện ích hơn.
Phân loại được nhóm vật tư và hàng hóa
Khi doanh nghiệp của bạn đang cần truyền tải thông tin quản lý, thông tin phục vụ và thống kê vào bộ mã. Thì tất nhiên sẽ gây khó khăn hơn nhiều trong việc xây dựng mã vật tư, hàng hóa, khi sử dụng nền tảng quản lý nhà xưởng thì mọi thông tin đều được chuyển vào quản lý.
Chẳng hạn như:
Cùng một mặt hàng, bộ phần này thì có nhiệm vụ phân loại nguồn gốc, bộ phận kia sẽ chịu trách nhiệm phân tích mức độ tiêu thụ và một bộ phận khác sẽ xem xét dựa theo góc độ trong quy trình sản xuất. Đó là phương pháp thủ công còn khi sử dụng hệ thống quản lý xưởng sản xuất thì hệ thống sẽ có nhiệm vụ giải quyết tất cả vấn đề đó.
Lưu trữ được nhiều thông tin hàng hóa và vật tư
Trong mỗi phần mềm quản lý kho thì mọi hàng hóa đều được lưu trữ và kèm theo đó là những thông tin như về thời gian sản xuất, số lô và hạn sử dụng sản phẩm. Không những vậy một số vùng còn cho phép người dùng mở rộng và khai báo thông những thông tin cần quản lý dựa vào tính chất và đặc thù riêng của công việc.
Có khả năng kiểm soát hàng tồn kho
Cũng tùy vào từng mặt hàng mà doanh nghiệp cần phải xác định được mức độ kiểm soát sao cho tương ứng với nhau. Với những đơn hàng có giá trị càng cao thì càng phải quản lý thật chặt chẽ.
Nhiệm vụ của phần mềm quản lý sẽ là cung cấp các cách quản lý hàng hóa tồn kho trong:
– Quản lý phiên bản chính là trong cùng một mặt hàng nhưng nó lại có sự thay đổi nhỏ. Và khi đó bạn có thể sử dụng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh trường hợp khai báo mã mới không quá cần thiết và giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng đó.
– Quản lý theo lô: Là bao gồm lô vật tư, ngày nhập kho hàng hóa, hàng nhập theo đơn nào và từ nhà cung cấp nào.
– Quản lý số serial
– Quản lý vị trí trong kho
Giao dịch kho nhanh, chính xác về số lượng và giá trị hàng hóa
Mọi giao dịch trong kho đều được định nghĩa sẵn trong phần mềm và mang lại nhiều nghiệp vụ phát sinh, tất cả đều được ghi nhận vào trong hệ thống. Khi đó, việc ghi nhận thông tin vào hệ thống sẽ không mất quá nhiều thời gian, mà lại mang tính thừa kế và đồng thời có thể kiểm soát được mọi giao dịch nhập xuất, căn cứ trong một nguồn cụ thể nào đó?
Chẳng hạn như:
Bạn nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho và được thừa kế các thông tin từ đơn hàng của mình. Điều đó giúp cho bạn vừa giảm được công nhập liệu, tăng tính đối chiếu với kiểm soát.
Một phần là bất cứ giao dịch nào cũng bắt buộc đi kèm số lượng, giá trị. Chính vì thế mà ở bất cứ thời điểm nào, khi bạn nhìn vào kho bạn cũng dễ dàng nhận thấy được số lượng tồn kho và giá trị tồn kho.
Mang lại nhiều phương pháp tính giá tồn kho
Phần mềm quản lý kho sẽ mang đến cho bạn nhiều lựa chọn và cũng nhiều phương pháp tính hơn. Trong đó, phải kể đến cách tính giá tồn kho; nhưng cũng tùy vào quy mô và tính chất công việc của từng doanh nghiệp mà sẽ có cách tính FIFO, LIFO và giá bình quân tức thời.
Một khi bạn đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống rồi thì ngay lập tức hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa theo phương pháp bạn đã chọn trước đó trong bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số giá trị tồn kho.
Cảnh báo hạn mức hàng hóa tồn kho tối thiểu
Khi đó, hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ cho phép người quản lý thiết lập một số chính sách tồn trữ. Có thể doanh nghiệp của bạn đang áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu và tối đa cho vật tư.
Nguyên liệu phụ có giá trị nhỏ và không cần phải quản lý chặt chẽ nhất là khi kho xuống mức tối thiểu về hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với các nguyên liệu nhập khẩu thì hoàn toàn có thể áp dụng chính sách điểm đặt hàng tối ưu.
Có khả năng đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán
Cũng giống các phân hệ khác của phần mềm thì hệ thống quản lý kho cũng được tích hợp khá chặt chẽ với kế toán. Mọi giao dịch đều được phát sinh và được định nghĩa một số tài khoản hạch toán đi kèm.
Vậy nên, trong thao tác nhập/ xuất thì nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh ra từng khoản.
Kết luận
Như vậy, trong bài viết này chúng tôi cũng đã mang đến cho bạn 8 lợi ích phần mềm quản lý kho dành cho doanh nghiệp nhằm tối đa lợi nhuận, thời gian và chi phí. Hy vọng rằng, với những gì mà chúng tôi mang đến cho bạn sẽ là những thông tin bổ ích nhất.
