Nhiều hợp tác xã thua lỗ không phải vì thiếu khách mua. Phần lớn là vì rau củ hư ngay trong kho trước khi kịp bán ra. Khi làm việc với các hợp tác xã và trang trại quy mô nhỏ, đội ngũ bên mình thấy hao hụt thường bắt nguồn từ ba chuyện: xếp kho sai chỗ, không theo dõi nhiệt độ và độ ẩm, và nhập hàng không bám theo tồn kho thực tế. Bài này chia sẻ top 7 kinh nghiệm quản lý kho nông sản mà chúng tôi đã kiểm chứng qua nhiều vụ. Các cách làm đều chi phí thấp, dễ thử, phù hợp cả người mới lẫn hộ kinh doanh vẫn ghi chép bằng sổ tay.
Hao hụt nông sản thường bắt đầu từ đâu?
Hao hụt là phần hàng bị héo, dập, hỏng hoặc mất giá trị trong quá trình bảo quản. Nói cách khác, đó là khoản tiền bạn đã bỏ ra để mua hoặc thu hoạch nhưng không bán được. Với nông sản tươi, khoản này xuất hiện rất sớm nếu kho không được kiểm soát chặt.
Hao hụt hiếm khi đến từ một lỗi lớn. Thường đó là nhiều lỗi nhỏ cộng dồn: một lô xếp nhầm vị trí, một buổi chiều nóng không ai để ý, một sọt hàng dập chưa kịp loại ra. Vì vậy bảy kinh nghiệm dưới đây tập trung vào những việc nhỏ nhưng làm đều đặn mỗi ngày.
Khi chọn kinh nghiệm đưa vào bài, chúng tôi dùng ba tiêu chí. Thứ nhất, áp dụng được cho quy mô nhỏ. Thứ hai, không đòi hỏi đầu tư lớn ngay từ đầu. Thứ ba, tự kiểm tra được hiệu quả. Cách nào không đo được kết quả thì chúng tôi không đưa vào.
Xếp hàng theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước
Nguyên tắc FIFO nghe thì hiển nhiên, nhưng trong thực tế hay bị bỏ qua. Người bốc hàng thường đặt lô mới lên trên, lô cũ bị đẩy xuống phía dưới rồi bị quên. Đến khi nhớ ra thì hàng đã hỏng hoàn toàn.
Cách làm đơn giản là dán nhãn ngày nhập lên từng pallet hoặc sọt, rồi xếp lô cũ gần cửa xuất. Bạn nên ghi thêm hạn sử dụng ước tính lên nhãn. Tuy vậy nhãn chỉ mang tính ước lượng, nên vẫn cần kiểm tra định kỳ bằng mắt để phát hiện sớm những sọt có dấu hiệu xuống cấp.
Phân khu kho theo loại hàng và nhiệt độ
Không phải loại nông sản nào cũng chịu được chung một môi trường. Rau lá thường héo nhanh khi trời nóng, củ quả chịu đựng tốt hơn, còn hàng khô lại cần tránh độ ẩm cao. Một số loại quả chín sinh khí etylen, khí này có thể khiến các loại khác chín sớm và hư nhanh hơn nếu để chung khu.
Đội ngũ thường khuyên tách kho thành ba khu: rau lá, củ quả và hàng khô. Việc này cần diện tích và chi phí ngăn tách ban đầu, nên hợp tác xã có thể làm từng bước, bắt đầu từ khu rau lá vì đây là nhóm hao hụt nhanh nhất. Chúng tôi từng thấy một hợp tác xã chỉ riêng việc tách khu rau lá đã giảm đáng kể lượng hàng bỏ đi trong những ngày nắng gắt.
Ghi nhật ký nhiệt độ và độ ẩm mỗi ngày
Bạn không thể kiểm soát thứ mình không đo được. Khi hàng hỏng mà không có nhật ký nhiệt độ và độ ẩm, rất khó biết nguyên nhân nằm ở đâu. Chúng tôi khuyên đo tối thiểu hai lần mỗi ngày, sáng sớm và chiều muộn, rồi ghi theo cùng một mẫu.
Ghi tay dễ sai sót, và người ghi đôi khi quên. Nếu có điều kiện, nên đối chiếu với nhiệt ẩm kế. Dù vậy, chỉ cần ghi đều đặn đã giúp nhiều kho phát hiện những ngày nóng bất thường. Từ đó họ điều chỉnh giờ mở cửa thông gió hoặc che chắn kho tốt hơn.
Kiểm hàng khi nhập và loại hàng dập ngay
Một quả dập không được loại kịp thời sẽ làm hỏng các quả bên cạnh rất nhanh. Quy trình kiểm đầu vào nên gồm bốn việc: đếm, cân, loại bỏ hàng dập nát và ghi tỷ lệ hao hụt của từng lô. Ghi tỷ lệ này rất quan trọng, vì sau vài lô bạn sẽ biết nhà cung cấp nào giao hàng ổn định.
Cách này đặc biệt hữu ích với hợp tác xã nhận hàng từ nhiều thành viên, khi chất lượng mỗi nguồn một khác. Có một trường hợp đội ngũ theo dõi: một hợp tác xã phát hiện lô rau từ hai hộ thu hoạch cùng ngày nhưng hao hụt chênh nhau gần gấp đôi. Nhờ số liệu theo từng lô, họ biết ngay phải hướng dẫn lại khâu thu hoạch và đóng gói cho hộ đó.
Nhập hàng theo tồn kho, đừng dồn vào mùa cao điểm
Mùa thu hoạch rộ thường khiến người ta nhập dồn vì sợ thiếu hàng. Nhưng nếu chưa có đầu ra rõ ràng, kho sẽ phình to và hàng nằm lâu hơn mức cần thiết. Nguyên tắc là nhập dựa trên tồn kho hiện có và nhu cầu bán thực tế, chứ không dựa vào cảm giác.
Cách tính khá đơn giản: xem số lượng đã bán trong hai đến bốn tuần gần nhất, trừ đi tồn kho hiện tại để biết cần nhập thêm bao nhiêu, rồi giữ một khoản dự phòng nhỏ cho biến động thời tiết. Giai đoạn đầu dữ liệu bán hàng có thể chưa đủ dày, khi đó hãy nhập ít hơn một chút rồi điều chỉnh dần theo số liệu thực. Thà thiếu một chút còn hơn để hàng nằm chờ và hư hỏng.
Chuẩn bị sẵn cách xử lý hàng sắp hết hạn
Đừng đợi hàng hỏng rồi mới tính cách xử lý. Hãy có sẵn ba hướng đi: bán nhanh với giá giảm, sơ chế như sấy khô hoặc làm nước ép, hoặc chuyển sang kênh tiêu thụ gần nhất. Mỗi hướng nên có một đầu mối cụ thể đã trao đổi trước, chứ không chỉ dừng ở ý định.
Không phải lúc nào cũng có kênh sẵn. Nếu chưa có, bạn có thể bắt đầu bằng việc tìm hai đến ba đầu mối nhỏ trong vùng, ví dụ cơ sở chế biến hoặc bếp ăn gần đó, rồi thử nghiệm dần qua từng vụ.
Ghi lịch sử lô hàng để truy vết nguyên nhân
Hãy lưu nguồn gốc, ngày nhập, tình trạng lúc nhập và lúc xuất của từng lô. Khi một lô hao hụt nhiều, bạn có thể truy ngược xem nguyên nhân nằm ở nguồn hàng, khâu vận chuyển hay do thời gian lưu kho quá dài.
Giá trị của việc này thường chỉ rõ ràng sau vài vụ. Điều kiện cần là thói quen ghi chép đều tay. Khi kho có nhiều lô và nhiều người cùng làm, sổ giấy dần không đủ dùng, lúc đó nên tính đến công cụ số hóa để theo dõi đồng bộ.
Tóm tắt nhanh và cách chọn kinh nghiệm phù hợp
Mỗi kho có loại hàng, khí hậu và điều kiện khác nhau, nên không cần áp dụng cả bảy cách cùng lúc. Hãy bắt đầu từ việc tốn ít chi phí nhất nhưng tác động rõ nhất, thường là FIFO và nhật ký nhiệt độ. Sau khi có số liệu, mới nên mở rộng sang phân khu hay ghi lịch sử lô.
Mức hao hụt cụ thể còn phụ thuộc nhiều vào điều kiện thực tế của từng cơ sở. Vì vậy các con số bạn tự đo tại kho mình luôn đáng tin hơn bất kỳ ước lượng chung nào.
Khi nào nên tìm công cụ quản lý kho?
Khi kho đã có nhiều lô, nhiều thành viên và nhiều nguồn hàng, theo dõi bằng sổ giấy sẽ dần khó kiểm soát. Lúc này bạn có thể tham khảo giải pháp quản lý kho và chuỗi cung ứng nông sản cho hộ kinh doanh nhỏ để so sánh cách theo dõi lô hàng và hạn sử dụng. Nếu muốn xem một mô hình làm việc thực tế, bạn cũng nên đọc cách một hợp tác xã nhỏ quản lý kho nông sản thủ công. Với những ai quan tâm đến nền tảng vận hành kho và nông nghiệp nói chung, kiến thức nền tảng nông nghiệp cho người mới canh tác cũng là phần đọc hữu ích.
Dù chọn công cụ nào, nên tự dùng thử các tính năng trước khi quyết định thay vì chỉ dựa vào lời giới thiệu. Công cụ tốt là công cụ phù hợp với cách kho đang vận hành, chứ không phải công cụ nhiều tính năng nhất.
Câu hỏi thường gặp
Hợp tác xã nhỏ có cần phần mềm quản lý kho không?
Không nhất thiết. Nếu kho chỉ có vài lô mỗi tuần, một cuốn sổ ghi chép đều đặn có thể đủ dùng. Khi số lô và số người tham gia tăng lên, sổ giấy sẽ bắt đầu bỏ sót thông tin, lúc đó mới nên cân nhắc công cụ hỗ trợ.
Nông sản tươi nên kiểm tra kho bao lâu một lần?
Với rau lá và các loại dễ héo, nên kiểm tra mỗi ngày, ít nhất một lần vào buổi sáng. Củ quả có thể kiểm tra cách ngày, nhưng vẫn nên đi một vòng kho mỗi tuần để loại những sọt có dấu hiệu hư hỏng.
Làm sao biết kinh nghiệm nào hiệu quả với kho của mình?
Hãy ghi tỷ lệ hao hụt trước và sau khi áp dụng một kinh nghiệm, trong ít nhất hai đến ba lô hàng. Nếu tỷ lệ giảm rõ rệt, kinh nghiệm đó đáng giữ lại. Đừng kết luận chỉ sau một lần thử.
Chi phí cải thiện kho có cao với hộ kinh doanh nhỏ không?
Nhiều kinh nghiệm trong bài không tốn tiền, như dán nhãn, ghi sổ hay xếp lại hàng theo lô. Phần chi phí lớn hơn thường là ngăn tách khu hoặc thiết bị đo. Bạn có thể làm từng bước, tùy khả năng tài chính của mình.
