Có bác chủ nhiệm một hợp tác xã trồng rau sạch ở miền Tây từng gọi điện cho chúng tôi. Giọng bác khá lo lắng. Bác kể vừa phát hiện một lô rau củ tồn kho bị hỏng gần một phần ba. Nguyên nhân là để quá lâu mà không ai để ý.
Trong khi đó, sổ ghi chép thủ công vẫn báo “còn hàng đủ giao”. Bác bảo hợp tác xã vẫn quen ghi chép bằng sổ tay từ ngày đầu thành lập. Giờ quy mô đã lớn hơn nhiều nhưng vẫn giữ cách làm cũ. Đó chính là nguyên nhân dẫn tới sự cố đáng tiếc như vậy.
Câu chuyện này không hiếm gặp với nhiều hợp tác xã nhỏ. Việc quản lý kho thủ công từng ổn thỏa lúc quy mô còn nhỏ. Nhưng cách làm này dần bộc lộ nhiều lỗ hổng khi hoạt động mở rộng.
Hạn chế của việc quản lý kho nông sản theo cách thủ công
Dễ thất thoát do không theo dõi sát tồn kho là vấn đề đầu tiên. Đây cũng là nguyên nhân dẫn tới sự cố của bác chủ nhiệm chúng tôi kể ở đầu bài. Khi ghi chép hoàn toàn bằng sổ tay hoặc bảng tính đơn giản, việc cập nhật tồn kho thường chậm.
Số liệu không được cập nhật ngay mỗi khi có hàng nhập vào hoặc xuất ra. Thay vào đó, nhân viên thường dồn lại ghi một lần vào cuối ngày hoặc cuối tuần. Với nông sản, đặc biệt là rau củ tươi, thời gian bảo quản vốn đã ngắn.
Chỉ cần chậm trễ vài ngày theo dõi hàng tồn cũng đủ gây hậu quả. Một lô hàng có thể bị để quá hạn sử dụng mà không ai kịp phát hiện. Khi đó, không ai kịp xử lý hoặc bán tháo trước khi hàng hỏng hoàn toàn.
Khó kiểm soát khi quy mô mở rộng
Đây là hạn chế thứ hai. Nó thường xuất hiện rõ nhất khi hợp tác xã hợp tác với nhiều nông hộ hơn hoặc mở thêm kênh phân phối mới. Lúc quy mô còn nhỏ, chỉ vài chục tấn hàng mỗi vụ, một hai người ghi chép thủ công vẫn bao quát được.
Nhưng khi số nông hộ liên kết tăng lên, số điểm giao hàng cũng nhiều hơn. Khối lượng nông sản luân chuyển mỗi ngày lớn hơn hẳn trước kia. Cách ghi chép thủ công cũ bắt đầu quá tải, dễ nhầm lẫn giữa các lô hàng và các đơn giao khác nhau. Sai sót vì vậy ngày càng nhiều hơn theo thời gian.
Quản lý kho, chuỗi cung ứng và nhập hàng nông sản hiệu quả hơn
Áp dụng quy trình ghi chép và kiểm kê định kỳ là bước đầu tiên chúng tôi luôn khuyên các hợp tác xã thực hiện. Việc này chưa cần đầu tư ngay vào phần mềm chuyên dụng. Thay vì ghi chép tùy hứng khi nào rảnh thì ghi, nên xây dựng một lịch kiểm kê cố định.
Ví dụ, mỗi sáng trước khi mở kho và mỗi tối sau khi đóng kho đều có người kiểm đếm. Người này đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách. Với nông sản dễ hư hỏng, việc kiểm kê định kỳ còn giúp phát hiện sớm những lô hàng sắp tới hạn.
Nhờ đó có thể ưu tiên xuất bán trước, tránh tình trạng để tồn quá lâu. Đây chính là trường hợp bác chủ nhiệm chúng tôi kể ở đầu bài từng gặp phải.
Tối ưu chuỗi cung ứng để giảm hao hụt
Tối ưu chuỗi cung ứng để giảm hao hụt sau thu hoạch cũng là yếu tố quan trọng không kém. Nông sản tươi vốn có tỷ lệ hao hụt tự nhiên khá cao nếu không được xử lý nhanh. Nói dễ hiểu, chuỗi cung ứng là toàn bộ hành trình của nông sản từ lúc thu hoạch tại vườn, đưa vào kho, cho tới khi tới tay người mua cuối cùng.
Thời gian lưu kho càng rút ngắn, số lần bốc dỡ trung gian càng giảm, thì tỷ lệ hao hụt càng thấp. Hợp tác xã nên rà soát lại quy trình hiện tại. Cần xem có khâu nào đang khiến nông sản nằm chờ lâu không cần thiết, ví dụ chờ đủ số lượng mới gom chuyến giao hàng, để tìm cách rút ngắn lại.
Dấu hiệu cho thấy hợp tác xã cần thay đổi cách quản lý
- Thường xuyên thất thoát hoặc chậm trễ giao hàng, đặc biệt nếu tình trạng lặp lại nhiều lần trong vài tháng gần đây thay vì chỉ là sự cố hy hữu một lần.
- Quy mô kho vượt khả năng kiểm soát thủ công, ví dụ khi số nông hộ liên kết hoặc số điểm giao hàng đã tăng gấp đôi, gấp ba so với thời điểm mới thành lập mà cách quản lý vẫn giữ nguyên như cũ.
Một sai lầm khá phổ biến chúng tôi từng gặp là nhiều hợp tác xã chỉ nghĩ tới việc thay đổi cách quản lý sau khi đã gặp sự cố thất thoát lớn. Trong khi đó, những dấu hiệu cảnh báo thường xuất hiện từ trước khá lâu, chỉ là chưa được để ý đúng mức.
Mẹo thực tế chúng tôi hay chia sẻ với các hợp tác xã đang tư vấn là nên tự đặt câu hỏi định kỳ mỗi quý: liệu người phụ trách kho có đang mất nhiều thời gian hơn để đối chiếu sổ sách so với trước không. Nếu câu trả lời là có, đó chính là tín hiệu sớm cho thấy cách quản lý hiện tại đã bắt đầu quá tải, cần được xem xét lại trước khi dẫn tới thiệt hại thực sự.
Ngoài việc quản lý kho hiệu quả hơn, nhiều hợp tác xã hiện nay cũng bắt đầu tìm cách mở rộng kênh bán hàng ra ngoài các mối quen thuộc. Họ muốn tiếp cận thêm khách hàng mới qua kênh trực tuyến. Nếu hợp tác xã của bạn đang cân nhắc hướng đi này, có thể tham khảo dịch vụ thiết kế website bán hàng để có một kênh giới thiệu, bán nông sản chuyên nghiệp hơn thay vì chỉ phụ thuộc vào các mối bán quen truyền thống.
Nếu hợp tác xã bạn đang tìm hiểu thêm cách tổ chức lại quy trình kho, chuỗi cung ứng cho phù hợp với quy mô hộ kinh doanh nhỏ, có thể tham khảo bài viết quản lý kho, chuỗi cung ứng nông sản cho hộ kinh doanh nhỏ chúng tôi từng chia sẻ chi tiết hơn.
Với những hợp tác xã đã sẵn sàng cân nhắc đầu tư công cụ hỗ trợ, xem thêm lợi ích của phần mềm quản lý kho đối với doanh nghiệp để hiểu rõ hơn được và mất khi chuyển từ ghi chép thủ công sang có công cụ hỗ trợ. Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về vận hành nông nghiệp nói chung, có thể tham khảo thêm kiến thức nền tảng nông nghiệp cho người mới canh tác để có góc nhìn tổng quan hơn trước khi đi sâu vào từng khâu cụ thể.
Kết luận
Đổi cách quản lý kho đúng lúc giúp hợp tác xã vận hành trơn tru hơn. Điều đó giúp tránh được những sự cố thất thoát đáng tiếc, như trường hợp bác chủ nhiệm chúng tôi kể ở đầu bài từng gặp phải khi quy mô đã lớn hơn nhiều so với lúc mới thành lập.
Hợp tác xã nên đánh giá định kỳ để cải thiện quy trình, đừng chờ tới khi sự cố xảy ra rồi mới bắt đầu thay đổi. Nếu hợp tác xã của bạn cũng đang ghi chép kho hoàn toàn thủ công và quy mô đã tăng lên đáng kể so với ngày đầu, hãy thử dành một buổi họp ngồi lại rà soát quy trình hiện tại ngay trong tháng này, trước khi một lô hàng nào đó phải trả giá cho sự chậm trễ.
